facebook

Közös visszaélés-bejelentési szabályzat

1. Bevezetés

A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény megalkotásával (a továbbiakban: Panasztörvény) az – Expat-Center Kft. (13827953-2-43), (a továbbiakban: Társaság) számára kötelezővé vált a belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: Visszaélés-bejelentési rendszer) létrehozása. A Panasztörvény által nyújtott lehetőség szerint a Társaságok közös Visszaélés-bejelentési rendszert működtetnek, melyre jelen közös visszaélés-bejelentési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) az irányadó. Fontosnak tartjuk, hogy mind a belső, mind pedig a külső munkatársaink a Visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásával és a bejelentővédelmi intézkedésekkel gyors és hatékony jogvédelmet kapjanak, panaszaik megfelelően kivizsgálásra kerüljenek, melyeknek köszönhetően biztosítható a transzparens, jogszabályoknak megfelelő működése a Társaságnak. Társaság elkötelezett a jogszabályoknak való maradéktalan megfelelés mellett, ezért a Szabályzat hatályát kiterjesztik az Ügyfelekre is. A bejelentési rendszerrel kapcsolatos adatkezelési tájékoztatót a következő fájl tartalmazza: Adatkezelési Tájékoztató.

2. Fogalommeghatározások

a) Panasz: a panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat;

b) Közérdekű bejelentés: a közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat;

c) Bejelentővédelmi felelős: a Társaságok által erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység, aki/amely a belső Visszaélés-bejelentési rendszert működteti;

d) Bejelentés: Panaszt vagy Közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli, vagy írásos közlés, amelyet a bejelentővédelmi felelős részére juttat el a bejelentő személy a Visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül;

e) Bejelentő:az a személy, aki Bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszerben szóban vagy írásban megteszi;

f) Bejelentésben érintett személy:a Bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy;

g) Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi;

h) Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat;

i) Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

j) Ügyfél: a természetes személy vagy a jogi személy természetes személy képviselőjének megnevezése a Társaság és a Bejelentő között létrejött kötelmi jogviszony esetében.

3. A Visszaélés-bejelentési rendszer és a bejelentővédelmi felelős

A Társaság által működtetett Visszaélés-bejelentési rendszerben a Panasz vagy Közérdekű bejelentés megtételét megalapozó cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Közös visszaélés-bejelentési szabályzat 2 / 5

A bejelentővédelmi felelős elérhetőségei:

− Név: Cziczárdi Györgyi

− E-mail: info@expatcenter.hu

4. A Bejelentés megtételére jogosultak

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerében Bejelentést tehet:

a) a Társaság által Foglalkoztatott;

b) az a Foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;

c) a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;

d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll;

e) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is;

f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;

g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes;

h) a Társasággal az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;

i) az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt és

j) az Ügyfél.

5. A Bejelentés megtételének módjai

5.1. A Bejelentő a Bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést személyesen lehet megtenni. A személyes bejelentés megtételére előzetes időpontegyeztetést követően a Társaság irodájában (1132 Budapest, Váci út 76. 3 emelet) van mód munkanapokon.

5.2. Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a Bejelentését, a bejelentővédelmi felelős a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

5.3. A bejelentővédelmi felelős a szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

5.4. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentővédelmi felelős a Bejelentő figyelmét felhívja a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy a Bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a Bejelentés kivizsgálás valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

5.5. Írásbeli Bejelentés esetén a bejelentővédelmi felelős az írásbeli Bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a Bejelentés megtételéről elektronikus visszaigazolást küld a Bejelentő számára e-mail útján. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére a Társaság általános tájékoztatást nyújt az eljárási és adatkezelési szabályokról.

6. A Bejelentés kivizsgálásának folyamata

6.1. A bejelentővédelmi felelős a hozzá érkezett Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehető tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának okairól röviden e-mail útján tájékoztatni kell. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 hónapot. K

6.2. A Bejelentés kivizsgálása során a bejelentővédelmi felelős kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.

6.3. A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg;

b) a Bejelentést nem a Bejelentés megtételére jogosult személy tette meg;

c) a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

6.4. Ha a Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, a bejelentővédelmi felelősnek e tény megállapításáig el kell végeznie a Bejelentés fogadásával, rögzítésével, valamint a Bejelentéssel összefüggő tájékoztatások megadásával kapcsolatos feladatokat.

6.5. A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések orvoslására.

6.6. A bejelentővédelmi felelős a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a bejelentővédelmi felelős a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

6.7. A bejelentővédelmi felelős világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a Visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a Bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.

6.8. Ha a Bejelentés tartalma alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a büntető feljelentés megtételéről.

7. A bejelentéssel kapcsolatos adatkezelés szabályai

7.1. A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

a) a Bejelentőnek,

b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a Bejelentésre okot adott, és c) annak a személynek, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a Bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a Bejelentés kivizsgálása és a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

7.2. A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a 7.1. pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.

7.3. A Bejelentő személyes adatai – a nyilvánvalóan rosszhiszemű, valótlan adatokat, információkat közlő Bejelentő adatainak kivételével – csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv vagy hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv vagy hatóság az adatok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a Bejelentő hozzájárult. A Bejelentő személyes adatai kifejezett hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

7.4. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel összefüggésben bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, a Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy részére át kell adni, megalapozottan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy kérelmére át kell adni.

7.5. Ha a Bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

7.6. A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a Bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

7.7. A személyazonosságát felfedő Bejelentő, a Bejelentésben érintett személy, illetőleg az a személy, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A Bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

7.8. A Bejelentésben érintett személyt és azt a személyt, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a Bejelentésben érintett, illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A Bejelentésben érintett illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását.

7.9. Jogorvoslati tájékoztatás: Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban: NAIH, címe: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, email címe: ugyfelszolgalat@naih.hu). Az érintett panaszt nyújthat be a NAIH-hoz amennyiben álláspontja szerint a rá vonatkozó személyes adat kezelés nem felel meg a jogszabályi kötelezettségeknek. A NAIH döntése ellen bírósági felülvizsgálat kezdeményezhető.

8. A Bejelentők védelme

8.1. Minden, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés,

a) amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és

b) amelyet a 4. pontban meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

8.2. Hátrányos intézkedésnek minősül a Bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen

a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;

b) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;

c) a képzés megtagadása;

d) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;

e) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;

f) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;

g) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;

h) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;

i) a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;

j) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;

k) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;

l) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;

m) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és

n) az engedély visszavonása.

8.3. A hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtételének jogszerűségét bizonyítja – vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

8.4. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen Bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

8.5. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentőt nem terheli felelősség a Bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

8.6. A Bejelentés megtétele jogszerű, ha

a) a Bejelentő a bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen Szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;

b) a Bejelentő a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és

c) a Bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Bejelentés időpontjában valós volt.

8.7. A Bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki

a) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentő részére segítséget nyújt a Bejelentés megtétele során,

b) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a 8.1. pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.

9. Vegyes rendelkezések

9.1. A jelen Szabályzatban részletesen nem szabályozott kérdésekben a Panasztörvényben foglaltak az irányadók.

9.2. Jelen Szabályzat rendelkezéseit 2023. július 24. napjától kell alkalmazni.

Budapest, 2023.07.24.

Expat-Center Kft